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Este canal cuenta con las más estrictas medidas de protección del denunciante y su anonimato. Será gestionado de una forma segura que garantice la confidencialidad de la identidad del denunciante y de cualquier tercero mencionado en la denuncia, impida el acceso a ella al personal no autorizado y proporcione un acuse de recibo de la denuncia al denunciante en un plazo máximo de siete días a partir de la recepción. Previa solicitud del denunciante, la denuncia podrá también ser realizada por medio de una reunión presencial dentro de un plazo razonable. En este caso, previo consentimiento del denunciante, la denuncia verbal se documentará mediante una grabación de la conversación en un formato duradero o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada, y se ofrecerá al denunciante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar la transcripción mediante su firma.
Las denuncias serán recibidas directamente por el Responsable de Cumplimiento, que hará un seguimiento diligente de aquéllas, mantendrá la comunicación con el denunciante y, en caso necesario, solicitará a éste información adicional y le dará respuesta en un plazo razonable que no será superior a tres meses a partir del acuse de recibo o, si no se remitió un acuse de recibo al denunciante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. En ningún caso se revelará la identidad del denunciante sin su consentimiento expreso a ninguna persona distinta del Responsable de Cumplimiento, salvo que constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por la legislación aplicable en el contexto de una investigación llevada a cabo por las autoridades nacionales o en el marco de un proceso judicial, en particular para salvaguardar el derecho de defensa de la persona afectada. En este último caso, se informará al denunciante antes de revelar su identidad, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.